La consolidación del teletrabajo ha traído consigo nuevos retos en materia de gestión, productividad y, por supuesto, protección de datos. Uno de los temas que más dudas genera es si las empresas pueden saber desde dónde están teletrabajando sus empleados. ¿Es legal? ¿Hasta qué punto se puede controlar la ubicación del trabajador? ¿Qué dice la normativa?
Geolocalización y teletrabajo
Hay varios motivos por los que un empleador puede querer verificar desde dónde están trabajando sus empleados. Por ejemplo, para garantizar el cumplimiento de diversas normativas (como la de prevención de riesgos laborales), verificar el uso correcto de los recursos corporativos o asegurar que el trabajador se encuentra en un entorno seguro para el tratamiento de datos sensibles.
En cualquier caso, las empresas tienen derecho a ejercer esta función de control, tal y como está establecido en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores. Aquí, se detalla que los empresarios pueden implementar las medidas de vigilancia y control que consideren oportunas para comprobar que sus empleados están cumpliendo sus obligaciones laborales.
Los límites legales
Sin embargo, este control no es ilimitado ni puede ejercerse de cualquier forma. La geolocalización de un empleado, incluso en un contexto laboral, está sujeta a ciertos límites, establecidos por la LOPDGDD 3/2018 (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales). En concreto, es el artículo 90, titulado ‘Derecho a la intimidad ante la utilización de sistemas de geolocalización en el ámbito laboral’, el que nos da todas las claves para aplicar esta medida con todas las garantías.
Los requisitos de idoneidad, necesidad y proporcionalidad
Siempre que una empresa decida controlar la ubicación de un empleado debe asegurarse que la forma de hacerlo reúne estos tres requisitos:
- Idoneidad: los sistemas utilizados deben servir para ejercer el control del que estamos hablando, sin excederse ni abarcar otros ámbitos.
- Necesidad: ha de quedar muy claro que no existe otra forma menos invasiva de llevar a cabo ese control.
- Proporcionalidad: las herramientas que se empleen para geolocalizar a los trabajadores han de ofrecer más beneficios que perjuicios relacionados con sus derechos.
En otras palabras: la empresa debe evaluar si el control que desea ejercer es adecuado, necesario y no excesivo.
Por ejemplo, rastrear constantemente la localización de un trabajador que realiza tareas administrativas desde casa no sería proporcional ni justificable, mientras que sí podría serlo en ciertos casos puntuales en los que se gestione información crítica o haya motivos de seguridad.
El deber de informar al trabajador con carácter previo, clave para el teletrabajo
El uso de los sistemas de geolocalización debe estar debidamente informado y regulado mediante una política interna clara. Además, si aplica el caso, también se le debe informar a los representantes de los trabajadores. Y el empleado tiene que saber que esos datos se van a recabar, con qué fin, durante cuánto tiempo y qué derechos puede ejercer sobre ellos, ya que uno de los pilares del RGPD es la transparencia.
Por tanto, si una empresa va a tratar datos de ubicación, primero informará de ello de forma clara, expresa e inequívoca.
Además, conviene recordar que si el trabajador utiliza dispositivos personales para teletrabajar (modelo BYOD), el tratamiento de ciertos datos, como la ubicación, puede resultar mucho más problemático.
¿Qué dice la AEPD sobre la ubicación del teletrabajo?
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ya se ha pronunciado en varias ocasiones sobre la geolocalización de empleados. En general, insiste en el principio de minimización de datos: solo se pueden tratar los datos estrictamente necesarios para cumplir la finalidad perseguida.
Además, la AEPD recuerda que cualquier sistema de geolocalización debe ser evaluado previamente a través de un análisis de riesgos o incluso, en algunos casos, mediante una evaluación de impacto en protección de datos (EIPD), especialmente si implica un tratamiento intensivo de información personal.
¿Y si el empleado teletrabaja desde otro país?
Este punto es especialmente delicado. Si el trabajador se conecta desde fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), podrían producirse transferencias internacionales de datos, lo que conlleva obligaciones adicionales para la empresa.
Además, en algunos casos, el propio país de residencia temporal del trabajador puede exigir condiciones específicas para el trabajo remoto desde su territorio.
Como has podido comprobar, la geolocalización en el ámbito laboral no siempre es fácil de aplicar y su implementación requiere siempre de un profundo análisis, de una reflexión previa y, por supuesto, de asesoramiento experto.
En APDTIC, podemos ayudarte a, entre otras cuestiones, establecer políticas internas claras sobre la ubicación permitida para el teletrabajo, especialmente cuando se maneja información sensible o crítica.
