La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) ha estrenado una nueva guía, esta vez orientada a proteger los datos personales en el contexto de las relaciones laborales. En su elaboración han participado, también, la patronal, los sindicatos y el Ministerio de Trabajo.
El objetivo de esta publicación, que vio la luz el pasado 18 de mayo, no es otro que convertirse en una herramienta de trabajo práctica y útil tanto para las organizaciones públicas como para las empresas privadas de todos los sectores. En el documento, se abordan los que la AEPD considera que son los temas que se plantean con más frecuencia en el ámbito de la protección de datos en las relaciones laborales.
Estos temas son muchos y muy complejos, por eso desde APDTIC hemos querido resumir y simplificar toda esa información. Para hacerlo aún más sencillo de comprender, nos centramos en algunas preguntas recurrentes:
- ¿Cómo se registran las horas de trabajo de los trabajadores itinerantes?
- ¿Pueden las empresas consultar las redes sociales de sus trabajadores?
- ¿Tiene la empresa derecho a conocer los historiales médicos de sus trabajadores?
- ¿Cómo deben funcionar los sistemas de denuncias internos?
Como ya te hemos adelantado, los temas que trata la AEPD en esta guía son muchos más. Si quieres, puedes consultarlos todos tú mismo aquí. Pero, sin duda, te resultará mucho más fácil saber cuáles son las novedades más importantes leyendo este artículo que hemos preparado para ti.
¿Cómo se registran las horas de trabajo de los trabajadores itinerantes?
Sobre esto se ha hablado mucho en los últimos tiempos, desde que hace dos años el Gobierno aprobara la conocida como Ley de Control Horario. Con el objetivo de impedir que los empleados trabajen más horas de las debidas sin cobrarlas, se impuso como obligatorio el registro de las horas laborales. Para ello, las empresas pueden recurrir a diversos dispositivos, que deben cumplir las siguientes condiciones:
- Ser mínimamente invasivos.
- No ser de acceso público.
- No usarse para otros fines diferentes (por ejemplo, para la geolocalización).
Es en este último sentido donde surge la duda: ¿cómo se registran las horas de los trabajadores itinerantes? Nos referimos a los que empiezan y terminan su jornada de trabajo fuera de las oficinas de su empresa. Pues bien, tendrá que hacerse de tal manera que el sistema no detecte o no informe acerca de su localización, que es un dato para el que se necesita contar con una base jurídica específica.
¿Pueden las empresas consultar las redes sociales de sus trabajadores?
Hoy en día, prácticamente toda nuestra vida está en las redes sociales. A veces, las empresas recurren a ellas para descubrir más sobre los trabajadores, a menudo en procesos de selección, pero también cuando ya los han contratado. ¿Hasta qué punto es legal? Lo es, con ciertos límites:
- Los datos que procedan de las redes sociales no se pueden tratar de ningún modo ni utilizar para ninguna causa, ni siquiera aunque sean públicos.
- En caso de necesitar recurrir a su tratamiento, se tendrá que acreditar que está laboralmente justificado y habrá que informar debidamente al empleado.
- La empresa no tiene derecho a contactar con los trabajadores por esta vía.
¿Tiene la empresa derecho a conocer los historiales médicos de sus trabajadores?
La vigilancia de la salud de su plantilla es una de las obligaciones de las empresas. Pero esta obligación no significa que los trabajadores tengan que proporcionar sus datos de salud.
De hecho, una de las herramientas para la prevención de riesgos laborales, los reconocimientos médicos anuales, no son ni siquiera obligatorios. Y, en caso de que el trabajador se someta a dicho reconocimiento de manera voluntaria, la empresa no conocerá el diagnóstico. Solo verá el resultado del examen, es decir, si el empleado es apto o no para continuar desempeñando su cargo.
¿Cómo deben funcionar los sistemas de denuncias internos?
Algunas empresas disponen de sistemas de whistleblowing. Hablamos de la posibilidad de que cualquier persona que trabaje en una empresa pueda denunciar la comisión de un delito o de un acto contrario al convenio colectivo.
Pues bien, aquí, de nuevo, no todo vale. Tal y como sostiene la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales), estos sistemas:
- Deben garantizar el anonimato de los denunciantes.
- Si no es posible el anonimato, se asegurará la confidencialidad.
- La empresa solo podrá conocer los datos de carácter personal en el contexto de un procedimiento disciplinario.
En resumen, estos que hemos compartido contigo son algunos de los puntos clave de esta nueva guía de la AEPD. Esperamos que este artículo te haya resultado de utilidad para comprenderlos y estar totalmente al día en el área de la protección de datos y las relaciones laborales. Si no es así, y tienes alguna duda sin resolver, recuerda que puedes contactar con nosotros siempre que lo necesites.
