El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es también de obligado cumplimiento para las federaciones y clubs deportivos. Este colectivo, por tanto, debe realizar los mismos esfuerzos que otros muchos por adaptarse a la normativa europea. ¿Sabes, en este sentido, qué medidas se deben tener en cuenta?
Puntos clave para federaciones y clubs deportivos
Como te puedes imaginar, el contenido del RGPD aplicable a las federaciones y clubs deportivos es muy extenso. Por eso, hemos querido seleccionar los puntos que consideramos más relevantes. Así, como responsable de una organización de este tipo, sabrás cómo actuar para cumplir la normativa. Y, como usuario, tendrás la capacidad de comprobar hasta qué punto se cumple ley, para exigir que se tomen las medidas necesarias si existe algún error subsanable.
En primer lugar, hay que nombrar a un responsable
Comenzamos por este punto porque es la base de todo, por donde se tendría que empezar en todos los casos. Y es que cualquier empresas o entidad (pública o privada) tiene el deber de nombrar a un responsable de la protección de los datos personales que se manejen dentro de la federación.
En concreto, esta persona tiene que formar parte de la Junta Directiva para poder encargarse de este asunto con garantías. Con este nombramiento lo que se consigue es garantizar el cumplimiento total de la ley, ya que el responsable de la protección de datos deberá denunciar cualquier clase de incumplimiento del que tenga conocimiento.
Los menores, un colectivo especialmente sensible
El imperativo legal anterior es insuficiente en los casos en los que se trata información personal de menores de edad. Si esto sucede en tu club, has de saber que es necesario nombrar a un Delegado de Protección de Datos (DPD). Se trata de una figura importantísima para la organización, que desempeña las siguientes funciones:
- Informa al responsable del tratamiento y a los implicados de los requerimientos del RPGD.
- Supervisa que se cumple toda la normativa aplicable en este ámbito.
- Asesora acerca de la evaluación del impacto de la protección de datos.
- Es el contacto entre la federación y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
¿Qué ocurre si un determinado club deportivo o federación no cuenta con un DPD? Las consecuencias pueden llegar a ser muy graves, ya que esta conducta se considera una infracción grave. Por esta razón, es posible que se le imponga a la organización una multa administrativa de hasta 10 millones de euros (en el peor de los casos) o equivalente al 2 % del volumen de negocio del ejercicio anterior.
Sobre este tema, creemos que es interesante que conozcas esta herramienta de la AEPD, que permite saber si una determinada federación tiene o no designado a un DPD.
Otras categorías de interés
Como dato relevante, destacamos a continuación las que son las categorías de interesados cuyos datos personales más habitualmente se manejan en las federaciones y clubs deportivos:
- Proveedores
- Empleados
- Socios
- Otros clubs deportivos
- Deportistas
- Candidatos
Los datos de todos ellos se han registrar y tratar tal y como especifica el RGPD. Sin excepciones.
Así es cómo se debe realizar el tratamiento
Aparte de todo lo anteriormente explicado, que podemos decir que es lo fundamental, hay en el texto del RGPD una serie de indicaciones que hay que seguir a la hora de realizar el tratamiento de datos personales. Estas son las más importantes:
- Solicitar el consentimiento: solo es posible almacenar datos personales de cualquier tipo con el consentimiento explícito y por escrito de su titular. Esto implica, por ejemplo, que se tengan que crear y añadir cláusulas informativas en los formularios de registro o inscripción. Y esas cláusulas tienen que ajustarse debidamente a lo requerido en el RGPD.
- Registrar los tratamientos realizados: esto se hará mediante el registro de actividades de tratamiento, con el objetivo de que quede constancia del tipo de datos personales que se van a recoger y su cantidad.
- Elaborar un documento de seguridad: recoge todas las medidas organizativas y técnicas que se necesitan para garantizar en todo momento la seguridad de los datos personales.
- Borrar los datos cuando finalice la actividad: toda la información se recogen para un fin concreto, ¿verdad? Pues bien, una vez que ese fin ya no existe (porque se ha terminado un torneo, por ejemplo) es deber de la federación eliminarlos de la base de datos. Con una excepción: que se conserven con la condición de informar a los titulares acerca de su finalidad y el tiempo durante el cual se van a guardar.
Fotografías y vídeos: el procedimiento
Es muy habitual que en las federaciones y clubs deportivos se realicen fotos y se graben vídeos, bien para los propios usuarios o para compartirlo en redes sociales o distribuirlos en medios de comunicación. Esto se puede hacer, pero no sin ciertos requisitos.
Así, la obligatoriedad de obtener el consentimiento explícito y por escrito en el entorno online se extiende de la misma forma a la hora de hacer fotografías o grabar vídeos, lo que quiere decir que habrá que pedirlo cada vez que se quiera inmortalizar un momento y aparezcan personas en el encuadre. La forma más común de pedir ese consentimiento es adjuntando un formulario estándar a tal efecto en la solicitud de inscripción al evento en cuestión.
Transparencia e información detallada
Este punto es uno de los más obvios, pero creemos que no está de más recordarlo: hay que informar a los interesados sobre los fines del tratamiento de los datos, por qué se recopilan y qué derechos les asisten al respecto. Hay varias formas de trasladar esta información:
- A través de un correo electrónico.
- Repartiendo folletos informativos.
- Colgando carteles explicativos en las instalaciones.
En este artículo te hemos mostrado las actuaciones más relevantes que los responsables de las federaciones o clubs deportivos han de poner en marcha para cumplir con la normativa vigente en relación con la protección de datos personales. No obstante, hay algunas más. Si quieres conocer más detalles o resolver alguna duda sobre este tema, no te lo pienses dos veces y ponte en contacto con nosotros.
