WhatsApp se ha convertido en una herramienta imprescindible para la comunicación empresarial. Su rapidez y facilidad de uso hacen que muchas organizaciones la utilicen para coordinar equipos, atender a clientes o intercambiar documentación. Pero ese uso cotidiano también puede dar lugar a errores que comprometan la privacidad de las personas y el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
A continuación, repasamos algunos de los fallos más frecuentes en empresas y administraciones y te contamos cómo puedes evitarlos.
1. Utilizar WhatsApp sin definir una política de uso
En muchas empresas cada empleado utiliza la aplicación según su propio criterio. Esto puede generar situaciones muy diferentes en cuanto al tratamiento de datos personales, el almacenamiento de información o la forma de comunicarse con clientes, por ejemplo.
Contar con una política interna que establezca cuándo puede utilizarse WhatsApp, para qué fines y qué tipo de información puede compartirse ayuda a reducir riesgos y a mantener un uso homogéneo de la aplicación.
2. Compartir datos personales sin necesidad
Es habitual enviar documentos, fotografías, números de teléfono o información de clientes a través de un chat sin valorar si realmente es imprescindible hacerlo.
El principio de minimización de datos exige tratar únicamente la información necesaria para cada finalidad. Antes de enviar cualquier dato personal, pregúntate si existe otra forma más segura de compartirlo o si realmente es necesario.
3. Crear grupos sin informar a los participantes
Cuando se crea un grupo de WhatsApp, todos sus miembros pueden ver el número de teléfono del resto de participantes. En determinados contextos esto constituye una comunicación de datos personales inadecuada.
Si el grupo incluye clientes, proveedores o personas ajenas entre sí, es mejor que pienses en otras alternativas o que informes previamente de las implicaciones de participar en él.
4. Utilizar cuentas personales para asuntos profesionales
Es muy común que las empresas permitan que los trabajadores utilicen su número personal para atender consultas o mantener conversaciones con clientes. Esta práctica dificulta el control de la información, complica la gestión de los datos cuando finaliza la relación laboral y aumenta el riesgo de accesos no autorizados.
Siempre que sea posible, es preferible utilizar líneas y dispositivos corporativos o soluciones específicamente diseñadas para el contexto empresarial.
5. No proteger adecuadamente el dispositivo
La seguridad no depende únicamente de las aplicaciones o herramientas que se usen. Un teléfono móvil sin bloqueo mediante contraseña o biometría, sin cifrado o desactualizado hace más fácil acceder a conversaciones que contienen datos personales.
Además de proteger el dispositivo, conviene activar la verificación en dos pasos y mantener tanto el sistema operativo como la aplicación siempre actualizados.
6. Conservar conversaciones indefinidamente
No toda la información debe almacenarse para siempre. Mantener historiales completos durante años incrementa el volumen de datos tratados y, con ello, los riesgos en caso de pérdida, robo o acceso indebido.
Las empresas deberían establecer criterios de conservación y eliminación acordes con la finalidad para la que fueron recopilados los datos.
7. Pensar que WhatsApp resuelve por sí solo las obligaciones legales
El cifrado de extremo a extremo aporta un importante nivel de seguridad, pero no garantiza por sí mismo el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
La empresa sigue siendo responsable de:
- Definir una base jurídica para el tratamiento.
- Informar correctamente a las personas afectadas.
- Implantar las medidas de seguridad adecuadas.
- Evaluar si el uso de esta herramienta resulta apropiado para cada caso.
Un uso responsable marca la diferencia
Nadie duda de que WhatsApp es una herramienta muy útil dentro de cualquier organización, pero su utilización debe formar parte de una estrategia de protección de datos bien definida.
Disponer de procedimientos claros, formar a los empleados y revisar periódicamente las prácticas de comunicación logrará minimizar riesgos y garantizará un tratamiento responsable de la información.
En APDTIC ayudamos a empresas de todo tipo a implantar políticas y medidas que permitan aprovechar las herramientas digitales cumpliendo con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
