Muchas pequeñas y medianas empresas aún creen que las sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) solo afectan a grandes compañías o multinacionales, pero la realidad demuestra lo contrario.
Cada año, la AEPD impone cientos de sanciones a negocios de todos los tamaños por incumplimientos que, en muchos casos, podrían haberse evitado con medidas organizativas relativamente sencillas.
No hablamos de ataques informáticos sofisticados ni de complejos problemas legales. Son errores muy comunes que le pueden pasar a cualquiera y que, además, ya han sido objeto de multa por parte de la AEPD en numerosas ocasiones.
A continuación repasamos 5 de las situaciones más habituales (aunque hay muchas más), te explicamos cómo evitarlas y te mostramos casos reales de empresas que tuvieron que hacer frente a multas por cometer esos errores.
1. Enviar un correo electrónico mostrando todos los destinatarios
Este es probablemente uno de los fallos más frecuentes. Cuando una empresa envía un correo a varios clientes utilizando el campo «Para» o «CC» en lugar de «CCO», está revelando las direcciones de correo electrónico de todos los destinatarios entre sí.
Aunque pueda parecer un descuido menor, supone una comunicación no autorizada de datos personales y ha dado lugar a numerosas sanciones por parte de la AEPD.
Ejemplo: PS-00279-2025
¿Cómo evitarlo en tu organización?
- Utilizar siempre el campo CCO cuando existan múltiples destinatarios.
- Automatizar los envíos mediante herramientas de email marketing.
- Formar al personal que realiza comunicaciones masivas.
2. Instalar cámaras de videovigilancia sin cumplir la normativa
La videovigilancia es otro de los motivos más recurrentes de sanción. Muchas empresas instalan cámaras sin informar correctamente mediante la cartelería obligatoria, conservan las grabaciones durante más tiempo del permitido o incluso captan espacios públicos o propiedades ajenas sin justificación. También es habitual que las cámaras graben audio sin que exista una necesidad excepcional para hacerlo.
Ejemplo: PS-00409-2023
¿Cómo evitarlo en tu organización?
- Colocar los carteles informativos exigidos por la normativa.
- Limitar el campo de visión únicamente a las zonas necesarias.
- Configurar correctamente los plazos de conservación.
- Revisar periódicamente la instalación.
3. No atender correctamente los derechos de los interesados
Cualquier persona puede solicitar el acceso, rectificación, supresión, oposición o limitación del tratamiento de sus datos personales. Si una empresa no dispone de un procedimiento interno para gestionar estas solicitudes, corre el riesgo de ignorarlas, responder fuera de plazo o hacerlo de forma incompleta, lo que puede terminar en una reclamación ante la AEPD.
Ejemplo: PS-00267-2021
¿Cómo evitarlo en tu organización?
- Establecer un procedimiento interno.
- Designar responsables.
- Registrar todas las solicitudes recibidas.
- Cumplir los plazos legales de respuesta.
4. No aplicar medidas de seguridad adecuadas
El RGPD no establece una lista cerrada de medidas de seguridad, pero sí exige que sean proporcionales al riesgo. A pesar de ello, siguen siendo habituales prácticas como las contraseñas compartidas, los equipos sin cifrar, los accesos sin control, copias de seguridad inexistentes o documentos con datos personales almacenados sin protección.
Y, cuando estas deficiencias acaban desembocando en una brecha de seguridad, la empresa puede enfrentarse a importantes consecuencias.
Ejemplo: PS-00629-2022
¿Cómo evitarlo en tu organización?
- Revisar periódicamente las medidas técnicas y organizativas.
- Aplicar el principio de mínimo privilegio.
- Mantener actualizado el software.
- Formar a los empleados en ciberseguridad.
5. Recoger datos personales sin informar adecuadamente
Si en tu organización se solicitan datos mediante formularios web, procesos de contratación o acciones comerciales, ten en cuenta que debes facilitar toda la información exigida por el RGPD. No informar correctamente sobre la finalidad del tratamiento, la base jurídica, los destinatarios o los derechos de los interesados constituye un incumplimiento tan grave como frecuente.
Ejemplo: PS-00188-2024
¿Cómo evitarlo en tu organización?
- Revisar todas las cláusulas informativas.
- Adaptar los formularios al RGPD.
- Comprobar que el consentimiento se obtiene de forma válida.
- Actualizar la documentación cuando cambien los tratamientos.
Conclusión: la mayoría de las sanciones pueden prevenirse
Todas las resoluciones de la AEPD muestran un patrón claro: muchas sanciones no responden a conductas deliberadas, sino a procesos mal diseñados, falta de formación o ausencia de controles internos.
Y es que la mejor estrategia no es la de reaccionar cuando aparece un problema, sino la de revisar periódicamente el cumplimiento de la normativa y corregir las deficiencias antes de que se conviertan en una reclamación.
Una auditoría de protección de datos, una correcta gestión documental y la formación continua del personal siguen siendo las herramientas más eficaces para reducir el riesgo y proteger tanto a tu empresa como a tus clientes.
