La protección de datos personales es el conjunto de técnicas (informáticas, legales y operativas) que se ponen en marcha para garantizar el correcto tratamiento de este tipo de información personal, que tiene carácter confidencial. Y, para conseguirlo, se prevé la participación de diferentes roles o perfiles profesionales, de vital importancia para evitar poner en riesgo la continuidad y la reputación de cualquier empresa o institución.
En general, se consideran datos personales todos aquellos que sirven para identificar a alguien. Por ejemplo, su DNI, su teléfono o su dirección. En esos datos se centra el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), la normativa europea que pretende proteger todos los derechos relacionados con ellos y que define las características y funciones de cada uno de estos perfiles profesionales. Contar con ellos no solo es un imperativo legal en muchos casos, sino también la mejor opción para garantizar el futuro de la compañía.
A continuación, repasamos cuáles son esos perfiles, cuáles han de ser sus características y cuáles son sus principales funciones.
El responsable del tratamiento de los datos
En primer lugar, encontramos al responsable de los datos, que puede ser tanto una persona física como una jurídica. Sea lo que sea, este rol lleva aparejada la responsabilidad de asegurar que se cumple en todo momento la ley vigente, es decir, el RGPD.
Su principal misión consiste en determinar cuáles son las finalidades y los medios que se van a emplear para el tratamiento de los datos personales que se manejan. Asimismo, se encarga de conseguir el consentimiento de los interesados para poder tratar su información personal.
El encargado del servicio de protección de datos
El RGPD prevé que el responsable pueda delegar el tratamiento en un tercero, o bien permitir simplemente que acceda a ellos para prestar un determinado servicio. En cualquiera de estos contextos, el responsable tiene la obligación de seleccionar a un encargado de los datos que tenga la capacidad y habilidad necesarias para aplicar las medidas técnicas y organizativas que se exigen para cumplir la norma. Por eso es de gran ayuda que el encargado cuente con sellos o certificaciones que así lo acrediten.
En líneas generales (y según los artículos 25 y 32 del RGPD), el encargado debe cumplir con exactamente las mismas medidas que el responsable, garantizando que los datos personales no se emplean para fines distintos a los que ha establecido este último.
Otra función importante del encargado es la de velar por mantener intacta la seguridad de los datos, algo que por desgracia no siempre se consigue. En este sentido, si se produjera algún tipo de incidencia con ellos, el encargado tiene la obligación de informar al responsable inmediatamente. Por este motivo, es imprescindible que entre estos dos perfiles profesionales haya una comunicación fluida.
El subencargado
Aunque no siempre existe esta figura, es importante conocerla y tenerla presente. El subencargado de los datos es quien presta determinado servicio al encargado, de tal modo que necesita para ello acceder a los datos personales que se están protegiendo.
Por ejemplo, en el contexto de una empresa de soluciones tecnológicas, el encargado podría ser un desarrollador y el subencargado la empresa de hosting que el desarrollador ha contratado para alojar el dominio en cuestión.
El delegado de protección de datos
En ciertas situaciones es también necesaria (y obligatoria) la participación de un delegado de protección de datos, que se encargan de ir un paso más allá y de mantener una actitud más proactiva en lo que a la protección de los datos se refiere.
Más concretamente, estas son sus funciones más importantes:
- Informar sobre todos los aspectos relacionados con la normativa al resto de perfiles implicados, así como asesorarlos en caso de duda y supervisar que se aplican todas las medidas que son necesarias.
- Resolver cualquier posible reclamación.
- Actuar de interlocutor entre los implicados y la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos).
Con esta figura, se terminaría de completar un servicio de protección de datos que cumple con la normativa y que garantiza que la información se mantiene en todo momento bajo los más estrictos estándares de seguridad.
